任何關(guān)于數(shù)據(jù)保留的討論總包含一個不可避免的法律因素,因此它也成了IT人士不愿討論的、想回避的話題。坦率地講,沒有人可以責怪他們,因為關(guān)于什么樣的數(shù)據(jù)可以被刪除的決定會帶來很嚴肅的法律影響。另一方面,缺乏對數(shù)據(jù)保留的決定,也會加大存儲的成本,同時也會產(chǎn)生一些法律影響。順著這樣的思路,本文關(guān)于數(shù)據(jù)保留將不會試圖提供法律建議,這本來也是不應(yīng)該的。下面簡單地概述了當制定一個數(shù)據(jù)保留策略時需要考慮的內(nèi)容。

　　為了方便討論,文中“記錄”一詞指從商業(yè)角度來看具有一定意義的計算機系統(tǒng)數(shù)據(jù),而不是所有數(shù)據(jù)。盡管紙質(zhì)的記錄也具備這些特性,但這里討論的是計算機系統(tǒng)數(shù)據(jù)。

一個數(shù)據(jù)保留策略的意義

　　制定一個電子數(shù)據(jù)保留策略有三個主要目標,總結(jié)如下:

　　為了將來的使用和查詢保存重要的記錄和文檔

　　處理不再需要的記錄和文檔

　　整理記錄使它們在以后能被搜索和訪問

　　當進一步分析上面的列表,我們很快就能意識到第一點是我們保留數(shù)據(jù)的主要原因。我們認為將在以后需要它(因為它是知識的財富和資金),或者基于法律原因需要保存。而第二點指出為什么我們需要一個策略——如果不是必須這樣做的話,我們不想無期限地保存所有數(shù)據(jù)。第三點則強調(diào)一個事實,如果我們在以后需要的時候無法找到和訪問記錄,那么僅僅保留他們也沒有意義。

數(shù)據(jù)保留策略的動機

　　數(shù)據(jù)保存策略的目的已經(jīng)在上文表述的十分清楚。但這里仍有一些商業(yè)因素會產(chǎn)生一些影響。

　　減少需要保存的數(shù)據(jù)來節(jié)約成本

　　簡單化,低成本的數(shù)據(jù)管理

　　規(guī)則的遵從(法律發(fā)現(xiàn),隱私保護)

　　降低數(shù)據(jù)存儲的成本可能是許多數(shù)據(jù)保留策略制定項目的原因。除了單純的存儲成本,還有與管理復雜的存儲和備份環(huán)境相關(guān)的成本,以及對數(shù)據(jù)中心存儲增長能力的影響。雖然數(shù)據(jù)冗余消除技術(shù)有一定幫助,但它們集中在減弱影響而不是改變根本。換句話說,壓縮數(shù)據(jù)是非常重要,但如果能減少需要壓縮數(shù)據(jù)的量會更好。

哪些數(shù)據(jù)應(yīng)該被保留以及哪些數(shù)據(jù)應(yīng)該被刪除?

　　數(shù)據(jù)保留第一個要考慮的是法規(guī)的遵從,根據(jù)法律你們公司需要保留哪些數(shù)據(jù)以及保留多長時間。當制定一個數(shù)據(jù)保留策略時,需要進行初始的數(shù)據(jù)歸類。一些歸類的關(guān)鍵點如下:

　　數(shù)據(jù)是否是臨時記錄?日志文件,手稿和工作文檔的副本可以被歸類為臨時記錄,很有可能它們不是長期存儲的對象。數(shù)據(jù)是否主要由知識屬性組成?這些數(shù)據(jù)只要被看起來還有用就需要保存,直到我們認為我們最好的想法已經(jīng)過時。 (服務(wù)器租用)

　　數(shù)據(jù)是否是一個長期記錄?合同,報稅單,病人信息或者商業(yè)秘密文檔等,是需要被長期保存一定年限的文檔,在有些情況下需要無限期保留。數(shù)據(jù)是否是信息自由和隱私保護法規(guī)的對象?這種情況下文檔必須在被保存一定的年限然后必須被銷毀。

　　是否是合法的商業(yè)數(shù)據(jù)?雇員經(jīng)常會在公司的存儲設(shè)備上保存一些個人的、與商業(yè)無關(guān)的數(shù)據(jù),如音視頻文件。

　　數(shù)據(jù)是否是法律活動中法律發(fā)現(xiàn)的對象?在一些法律案件中,缺少一個清新的數(shù)據(jù)保留策略讓被告十分頭疼,同時也增加了文檔發(fā)現(xiàn)的成本。因為發(fā)現(xiàn)一個與法律訴訟相關(guān)的文檔,需要發(fā)掘所有相關(guān)的文檔。

　　上面提到的最后一點應(yīng)當是制定一個全面和強行數(shù)據(jù)保留策略的最大動機。這里有些數(shù)據(jù)如報稅記錄需要根據(jù)法律保存一定年限,有些數(shù)據(jù)則需要被刪除。例如,美國高級法院在2006年四月對關(guān)鍵證據(jù),電子發(fā)現(xiàn)的新規(guī)定中指出,企業(yè)不需要對所有的數(shù)據(jù)都保存無限期的時間。規(guī)定中指出,公司如果能證明他們刪除數(shù)據(jù)是通常商業(yè)行為下一個重復和可預見的行為,那么公司將被豁免。規(guī)范化,定期的,自動的,以及可驗證的email消息刪除可能是這樣行為的最好證明。需要提醒的是,在數(shù)據(jù)保存策略必須是可理解的同時,它應(yīng)該是可管理的,同時能被執(zhí)行的。為達到那樣的效果,數(shù)據(jù)的分類應(yīng)該被限定在一個小的范圍內(nèi)。

　　管理數(shù)據(jù)保留策略

　　我們已經(jīng)討論了數(shù)據(jù)保留策略的目標、動機以及選擇數(shù)據(jù)的關(guān)鍵點,但仍有一點需要說明:誰來負責制定數(shù)據(jù)保留策略以及誰來管理它?回退到紙質(zhì)文檔管理的時代,這個將歸屬于記錄管理員的責任,但這個角色在很多公司中隨著文件記錄的消失而一同消失了。制定策略需要存儲管理員,應(yīng)用負責人和執(zhí)行部門人員的共同努力。實際中,IT部門可能需要帶頭宣傳管理數(shù)據(jù)保劉策略,作為一個控制存儲增長的方案。

　　策略本身不應(yīng)該包含復雜的規(guī)則,同時它能被總結(jié)為一個文檔,說明遵從策略和相關(guān)保存細節(jié)的數(shù)據(jù)分類。在前面提到的,這個策略需要可管理性和可執(zhí)行姓。開始它應(yīng)當集中在可以被刪除或者必須被刪除的數(shù)據(jù),然后根據(jù)需要不斷擴展。策略文檔必須被公司的法律咨詢部門檢驗,同時需要所有管理部分的支持,必須作為一個公司的策略而不是IT最佳實踐文檔。對文檔的修訂也很必要,所以策略至少需要每年被重新評審一遍以確定它仍然和公司相關(guān)。數(shù)據(jù)發(fā)掘和數(shù)據(jù)歸檔軟件在這里就能發(fā)揮作用,因為沒有人會希望手動的搜索和刪除數(shù)據(jù)。自動化軟件至少能確保遵從該策略的數(shù)據(jù)能被發(fā)現(xiàn),遷移到特定的存儲上隨后將被刪除。 服務(wù)器托管

　　數(shù)據(jù)保留以及更重要的數(shù)據(jù)刪除是一個復雜的任務(wù),不能被簡單看待。不是長久保存的數(shù)據(jù),在確定他們不是根據(jù)法律需要保留的數(shù)據(jù)后應(yīng)當果斷的刪除。需要再一次強調(diào),查詢法律建議是非常必要的。這就是說,組織不應(yīng)僅僅因為他們不熟悉法律和規(guī)章,就回避這個重要而簡單的工作。一個可理解的數(shù)據(jù)保留策略帶來的好處遠大于開始制定它和實現(xiàn)它時的努力。